تلتزم الجهات المشاركة في الملتقى الراعية أو العارضة بتزويد المنظم / شريك التنظيم بكافة المعلومات الخاصة به والتى سيتم الإعلان عنها أو إضافتها في مساحة المعرض الفعلية أو الافتراضية المحددة له أو في المساحة المخصصة له داخل الموقع الإلكتروني للمعرض قبل تاريخ المعرض وذلك مباشرة بعد التوقيع على العقد، وفي حال عدم الالتزام بذلك فان الجهة المنظمة / شريك التنظيم ستقوم باضافة الموقع الإلكتروني للراعي وشعاره فقط في المساحات الفارغة التى لم ترسل بياناتها.
بما لا يتعارض مع بنود وإشتراطات هذا العقد تستحق الدفعات في التواريخ والمواعيد المبينة في وجه هذا العقد وفي حالة عدم الالتزام بذلك فللجهة المنظمة/ شريك التنظيم الحق في إلغاء جميع الحجوزات / المساحة المؤجرة أو التسهيلات المتفق عليها للجهة الراعية أو العارضة.
لا يحق للجهة الراعية أو العارضة المطالبة بأى خدمة أوتسهيلات أو مميزات قبل دفع كامل قيمة العقد أو بحسب آلية الدفعات المحددة مع مراعاة ربط المميزات بالدفعات.
في حالة انسحاب المشارك العارض أو الراعي قبل موعد افتتاح الملتقى بتسعون يوما أو أكثر فإنه يترتب على ذلك خصم %50 خمسون بالمائة من القيمة الإجمالية المتفق عليها على الوجه الآخر لهذا العقد أما في حالة الانسحاب بمدة تقل عن تسعون يوما من موعد افتتاح الملتقى فإن المشارك أوالراعي في هذه الحالة يفقد جميع القيمة الإجمالية (%100) المتفق عليها ويكون ملزما بدفعها في حال لم يتم الدفع حتى تاريخ الإلغاء حيث إن التوقيع بالموافقة على هذا العقد يعتبر ملزما للمشارك (العارض) أو الراعي إلزاما تاما غير قابل للنقد.
تحتفظ الجهة المنظمة / شريك التنظيم فى الحق المطلق في رفض أي طلب مشاركة دون الحاجة لابداء الأسباب وفي هذه الحالة تعاد كافة المبالغ للمشارك في حال تم إستلامها فعليا.
يلتزم العارض أو الراعي بأن تكون طريقة عرض الإعلانات والمعروضات والترتيبات الخاصة بجناحه في المعرض متوافقة مع موضوع المعرض أو الحدث الذي تحدده الجهة المنظمة/ شريك التنظيم بحسب ما تراه: مع الحفاظ على الذوق السليم والمستوى الرفيع وأن لا يتعارض ماهو معرض مع أي نظام محلي أخلاقيا كان أو عرفيا أو نظاما وإذا كان من رأي الجهة المنظمة/ شريك التنظيم أن المشارك يخالف هذا النص فللجهة المنظمة / شريك التنظيم الحق في تقييم هذه المخالفة وتقويمها ويجب على المشارك أوالراعي أن يتصرف وفقا لذلك.
المذكرات التفصيلية والإرشادات التي تصدر بين الفنية والأخرى من الجهة المنظمة / شريك التنظيم للمشارك تعتبر جميعها إضافة الى هذه الشروط ولا يجب اعتبارها بديلة لها.
لا يجوز أن تتشارك جهيتين عارضة أو راعية في مساحة عرض واحدة ويجب أن تحتوي الطلبات الخاصة بالمساحة على بيان مفصل عن المعروضات المقترح عرضها واسم أي شركة يقوم المشارك أو الراعي بتمثيلها أو يقوم بالاشارة إلى خدماتها المعروضة في منصة العرض سواء كانت فعلية أو افتراضية.
البروشور التسويقي الخاص بهذا الملتقى هو جزء لا يتجزأ من هذا العقد والشروط الخاصة به مكملة ومتممة للحقوق الممنوحة للمشارك أوللجهة الراعية ما لم ينص على غير ذلك صراحة في واجهة هذا العقد وبموافقة من الطرفين.
لا يحق للجهة المشاركة الراعي أو العارض التقدم بأي دعوى ضرر أو طلب استرجاع لأي أوكل من المبالغ المسددة من طرفه في أي حال من الأحوال ضد الجهة المنظمة/ شريك التنظيم أوالمنفذة بما يتعلق بفقدان أوتلف ناجم عن منع أو تأجيل إقامة الملتقى بسبب وقوع أي من الحوادث المشار إليها مثل: السرقة، الحريق، الإعصار، العواصف، أو الظروف القاهرة أو وباء أو أوامر السلطات المتعلقة بأمور أمنية أو تنظيمية أوإحترازية أو أن تكون القاعة الفعلية كليا أو جزئيا غير متاحة لإقامة المعرض أو المؤتمر بسبب يكون خارج عن سيطرة الجهة المنظمة / شريك التنظيم وسيكون للجهة المنظمة/ شريك التنظيم الحق في أن تتحفظ بجميع المبالغ التي قام المشارك أو الراعى بدفعها أوالاحتفاظ بجزء منها حسب ما تراه مناسبا فى تلك اللحظة خاصة اذا استفاد المشارك أو الراعي من عدد من الخدمات أوالمميزات أو كان من رأي الجهة المنظمة/ شريك التنظيم ضرورة إعادة التنظيم أو التأجيل لحين زوال الظرف أو استبدال القاعة بأخرى أوالمبنى بأخر أو أن يكون إفتراضيا أو بأي كيفية أخرى مناسبة يمكن بها تنفيذ الحدث فإن كافة هذه الشروط تكون ملزمة للطرفين.
في حالة حدوث أي خرق للشروط المذكورة في هذا السياق سيكون للجهة المنظمة / شريك التنظيم حق الإحتفاظ بجميع المبالغ التي قام المشارك أوالراعي بدفعها وكذلك تتحصل الجهة المنظمة / شريك التنظيم على جميع الالتزامات الاضافية من المشارك كما هو مذكور أعلاه، كما يحق للجهة المنظمة/ شريك التنظيم إخلاء الجناح (المساحة المستأجرة) من المشارك المخالف وتأجيرها لمشارك آخر ومصادرة البضائع / المعروضات في حالة عدم سداد كامل المبالغ المترتبة عليه دون أن يكون من حق المشارك أو الراعي أي إدعاء أو شكوى مقدمة منه ضد الجهة المنظمة / شريك التنظيم لأي جهة كانت.
كل ما لم يذكر في هذا العقد يرجع فيه الى قوانين المملكة العربية السعودية ويتم تسويته بالطرق الودية خلال مدة أقصاها (30) ثلاثون يوم من تاريخ إخطار أحد الاطراف خطيا بوجود خلاف، فإذا تعذر ذلك يتم فض النزاع من خلال اللجوء للتحكيم ويكون الاختصاص المكاني في مدينة الرياض.
تخلي الجهة المشاركة الراعي أو العارض طرف الجهة المنظمة/ شريك التنظيم من أي مسؤولية تجاه آي فقدان أوإصابة لأي سبب او إهمال ناتج من موظف أو وكيل تابع للمشارك أو الراعي.
